海外イベントへの出展方法：申し込み

1. 参加したいイベントを探す
2. 資料と申込書を取り寄せる
3. 申込書を送る
4. 入金する
5. 注意したいこと

出展/出店/サークル参加（以降「出展」で統一）したいイベントを探しましょう。
International Otaku Expo Association（IOEA/国際オタクイベント協会）のサイトには世界のオタクイベントがカレンダー形式でまとめられています。

日本人向けに日本語Webページを公開しているイベントもありますが、日本語Webページだけ更新されていない。
情報発信の場をFacebookやTwitterに変更してしまったため、Webサイトは更新されていない。
というイベントもよくあるので、できるだけ最新の情報を探しましょう。

イベント主催者の開設した公式サイトやSNS、公式窓口から出展に関する資料を取り寄せましょう。
イベント“公式代理店”から問い合わせると、イベント主催者の制作した資料ではなく、代理店の用意した独自の資料が届くことがありますので、両方問い合わせて、自分に合った方を選ぶのもいいかもしれません。

問い合わせる際はサイトに設置された問い合わせフォームやメールで。表記は現地の言語がベストですが、日本語専用窓口ではない限り英語が無難。日本語窓口があっても、英語と比較して返信が遅くなる場合もあります。

メールで問い合わせる際はyahooメール（yahoo.co.jp、yahoo.com）は避けましょう。高確率で迷惑メール扱いになり相手に届きません。
海外からの出展者を受け付けていない場合は素直にあきらめましょう。

専用フォーム受付、メール受付、様々なタイプがありますが、海外のイベントは基本先着順…早い者勝ちでの受付となります。人気のイベントは出展者募集開始と同時にブースが満了になり募集締め切りとなります。

申し込み時に本人確認書類の提出が必要になるイベントもあります。学生証、パスポート、マイナンバーカード、写真付きの免許証のいずれかであれば表記が日本語でも問題ないことが多いです。日本の保険証、銀行の通帳やカードは本人確認書類として使えません。

一部イベントは申し込みが受理された後、出展内容、絵の上手さ、商品/展示物のクオリティに対して審査が入り、合格したサークルだけが次のステップにすすめます。

ほとんどの海外イベントで個人向け出展は事前に全額支払いとなります。支払いを完了し、イベント主催団体から確認の連絡がくれば申し込みはひとまず終わりです。

クレジットカードで入金できるイベントもあれば、クレジットカード払い不可＋イベント開催国の銀行口座へ振り込みのみのイベントもあります。
日本から海外の銀行口座へ振り込む（国際送金）場合、送金手数料、マイナンバーカードの提示が必須となります。

※「金融機関はマイナンバーがないことのみを理由に送金を拒否することはありません」という話なのですが、実際は多くの金融機関で代わりになる書類を用意する必要があり、かなり面倒です。

以降の渡航までに必要な準備…ビザ申請（必要な場合）、会場までの移動手段や宿の確保、商品の配送や税金の手続きは各自行う事となります。

今や世界各国でオタクイベントが開催されていますが、渡航困難な国、政治的に不安定な国のイベント出展はおすすめしません。

早めにマイナンバーカードを準備しましょう。紙の通知カードではありません。プラスチックのカードの方です。マイナンバーカードはイベント申し込みや参加費の支払い時に必要になることがあります。

出展料に開催国の税金（TAX、VAT）がかかることがありますが、免税を受けることはできません。また、日本には国外のイベントに参加する際に使用できる海外展開促進の補助金（助成金）がありますが、アマチュア・同人ブースでの出展や個人出展では申請しても補助金が出る可能性は薄いです。

自己都合で出展をキャンセルする場合、早めに連絡をしましょう。
ほとんどのイベントで支払い済みの出展費用は全額返金されません。返金される場合、手数料を差し引いたうえでの返金となります。
イベント主催側の都合により開催が中止になる場合は返金が受けられますが、こちらも手数料が引かれます。
（外貨とのレートや振り込み方法によりますが、全額返金でも手数料を引かれると7割ほどしか返金されません）
2020～2022年ごろはコロナによりイベント中止が相次ぎましたが、その際は「次回開催に持ち越し」という手段が取られました。